Les procès-verbaux des décisions des associés et les registres sur lesquels ils sont conservés doivent-ils être obligatoirement établis sur un support papier où est-il possible de les conserver sous un format dématérialisé ? Réponse…
Des registres de sociétés et des registres comptables dématérialisés !
- Dans les sociétés commerciales
Afin de faciliter la gestion des assemblées et la tenue des registres, le Gouvernement autorise, depuis le 4 novembre 2019, qu’un certain nombre de ces registres soient conservés de manière dématérialisée.
Sont ainsi visés :
- le registre des délibérations des associés dans les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandite simple et les sociétés à responsabilité limitée, y compris les sociétés à responsabilité limitée à associé unique ;
- le registre des délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ;
- le registre de présence du conseil d’administration ou du conseil de surveillance et le registre des délibérations des assemblées d’actionnaires dans les sociétés anonymes ;
- le registre des délibérations des assemblées d’obligataires et des assemblées de titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital dans les sociétés par actions.
Le Gouvernent a également autorisé la certification par signature électronique des copies ou des procès-verbaux des délibérations des organes sociaux dans les sociétés commerciales.
- Dans les sociétés civiles
Depuis le 4 novembre 2019, le Gouvernement autorise aussi les sociétés civiles à tenir de manière dématérialisée le registre des délibérations des associés.
En outre, les copies ou les procès-verbaux des délibérations des associés peuvent aussi être certifiés par signature électronique.
- Une signature électronique certifiée
La certification par signature électronique nécessite que celle-ci réponde à 4 exigences de sécurité, à savoir :
- la signature ne peut être associée qu’à un seul signataire ;
- la signature doit permettre d’identifier le signataire ;
- le signataire doit avoir le contrôle total de sa signature à partir de n’importe quel dispositif numérique (smartphone, tablette, ordinateur) ;
- une fois créée, la signature ne peut pas être modifiée.
Notez que les statuts des sociétés par actions simplifiées unipersonnelles peuvent prévoir d’autres exigences de sécurité pour la signature électronique. Si les statuts sont toutefois silencieux sur ce point, les 4 exigences de sécurité précitées, à titre supplétif, s’appliquent.
Par ailleurs, les documents dématérialisés doivent être datés au moyen d’un horodatage offrant toute garantie de preuve. En pratique, cet horodatage va prendre la forme d’un sceau électronique.
- Pour les commerçants relevant du régime fiscal de la micro-entreprise
Enfin, depuis le 4 novembre 2019, le Gouvernement autorise les commerçants relevant du régime fiscal de la micro-entreprise à tenir sous forme électronique le livre des recettes et le registre des achats.
Dématérialisation des registres : c’est parti ? © Copyright WebLex – 2019
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